Приближается срок сдачи сведений о доходах физлиц в налоговый орган. Да и работники в начале года нередко просят справки о доходах для разных нужд. В этом материале расскажем о сложностях, которые может вызвать подготовка справки.
Форма и порядок представления
Прежде всего, отметим, что с начала 2019 года для сведений о доходах работников за 2018 и последующие годы применяются две разные формы справки: одна (по форме 2-НДФЛ) используется, чтобы представить сведения налоговикам, другая (справка о доходах и суммах налога физического лица) — для выдачи работнику.
Различаются между собой они больше по формату, расположению и группировке сведений, состав информации в них в целом одинаков.
С начала 2020 года установлен новый (сокращенный) срок представления сведений о доходах — не позднее 1 марта года, следующего за истекшим. Это значит, что уже сведения за 2019 год нужно будет представить не позднее 2 марта 2020 года (с учетом переноса срока на ближайший рабочий день). Раньше такой срок действовал только для сообщений о невозможности удержания налога, которые направлялись и налоговикам, и физлицам.
А вот с отчетности за 2021 год, если налог полностью удержан, справки 2-НДФЛ вообще не нужно будет представлять в налоговый орган: вся информация из них будет включена в расчет 6-НДФЛ. И это логично: фактически справки 2-НДФЛ — это детализация показателей раздела 1 расчета 6-НДФЛ по каждому физлицу, которому налоговый агент выплачивал доходы. Если же налог удержан не полностью, об этом по-прежнему надо будет сообщать отдельно — и налоговикам, и физлицу-налогоплательщику, у которого не смогли удержать налог.
С 1 января 2020 года больше налоговых агентов обязаны отчитываться в электронной форме: теперь подать сведения на бумаге можно, только если доходы от организации (ИП) получили до 10 человек. Об этом напомнила ФНС России в письме от 15.11.2019 № БС-4-11/23242@.
В какой налоговый орган сдавать справки
Справки представляются по общему правилу в тот налоговый орган, который администрирует уплату налога (п. 7 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС России от 19.12.2016 № БС-4-11/24349@).
Так, для «обычных» организаций без обособленных подразделений и ИП это будет инспекция по месту нахождения (жительства). ИП, применяющие ЕНВД или ПСН, отчитываются по доходам, выплаченным в рамках этих спецрежимов, в тот налоговый орган, в котором они состоят на учете в связи с осуществлением соответствующей деятельности.
А вот если у организации есть обособленные подразделения, то, как правило, подавать справки нужно сразу в несколько налоговых органов.
В общем случае справки представляются по месту нахождения головной организации и каждого обособленного подразделения. Однако если несколько подразделений организации расположены на территории одного муниципального образования, то справку можно представлять в налоговый орган по месту учета любого из подразделений (см., например, письмо ФНС России от 11.12.2019 № БС-4-11/25485@). Аналогичное правило действует, если на территории одного муниципального образования находятся головная организация и одно или несколько подразделений (письмо ФНС России от 09.12.2019 № БС-4-11/25214@).
Для выбора «ответственного» подразделения нужно направить уведомление в срок не позднее первого рабочего дня налогового периода (п. 7 ст. 6.1, п. 7 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).
Однако сделать выбор на 2020 год раньше 1 января было невозможно, так как соответствующая норма еще не действовала. Значит, для того чтобы направить уведомление, по закону у организаций в 2020 году был только один рабочий день — 9 января. Учитывая такие сжатые сроки, ФНС в этом году допускает направление уведомления не позднее 31 января (письмо ФНС России от 25.12.2019 № БС-4-11/26740@).
Форма уведомления утверждена Приказом ФНС России от 06.12.2019 № ММВ-7-11/622@. Этим же документом утвержден и формат представления уведомления в электронной форме.
Кодекс предписывает уведомить налоговые органы по месту учета каждого обособленного подразделения. Однако ФНС России в письме от 16.12.2019 № БС-4-11/25885@ указала, что можно направить уведомление только в налоговый орган выбранного обособленного подразделения организации, через которое будут перечисляться исчисленные и удержанные суммы НДФЛ и представляться справки по форме 2-НДФЛ и расчет по форме 6-НДФЛ. А уведомление всех остальных инспекций, указанных в поле «Код налогового органа» раздела «Организация и ее обособленные подразделения, расположенные на территории одного муниципального образования:» уведомления, будет осуществляться в автоматическом режиме.
Заполнение справок
В целом в заполнении справок о доходах нет сложностей. Заполняются они на основании регистра, который должен вестись налоговым агентом в отношении каждого физлица — получателя доходов.
В начале документа приводятся сведения о физлице, которому выплачивались доходы: ИНН, фамилия, имя, отчество, статус налогоплательщика, дата рождения, гражданство и сведения о документе, удостоверяющем личность.
Здесь отметим лишь, что ИНН сейчас есть у любого физлица — гражданина России, узнать его можно на официальном сайте ФНС России. Однако если ИНН узнать не удалось, можно сдать справку в налоговый орган и без него (п. 3.2 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).
В разделе 3 справки о доходах и в приложении к форме 2-НДФЛ приводятся сведения о начисленных физлицу доходах по месяцам и видам доходов. Общие суммы начисленных доходов переносятся в раздел 5 справки о доходах. Таким образом, в справке о доходах, выдаваемой физлицу, будет столько разделов 3, сколько различных ставок применялось при налогообложении его доходов. Столько же будет приложений к форме 2-НДФЛ и разделов 2 этой формы (поскольку этот раздел заполняется отдельно по каждой ставке налога).
Общая сумма всех доходов (по каждой ставке налога) всех физлиц, которым выплачивал доходы налоговый агент, будет отражена в строке 020 раздела 1 годовой формы 6-НДФЛ по соответствующей ставке.
Обратите внимание: письмом ФНС России от 17.10.2019 № БС-4-11/21381@ доведены новые контрольные соотношения для форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, которые учитывают МРОТ и среднюю зарплату в данном субъекте РФ по соответствующей отрасли экономики. Так, если средняя заработная плата у налогового агента меньше МРОТ или средней зарплаты в отрасли по субъекту РФ, это может свидетельствовать о занижении налоговой базы. Налоговому агенту придет сообщение о выявленных ошибках, противоречиях, несоответствиях с требованием представить пояснения или внести исправления в отчетность.Читать полностью
При заполнении приложения к справке 2-НДФЛ (раздела 3 справки о доходах) нужно учесть, что вычетами здесь называются не только собственно налоговые вычеты (в данном случае профессиональные). В качестве вычетов здесь указываются также необлагаемые доходы, перечисленные в ст. 217 НК РФ, для которых установлен лимит освобождения, и суммы, уменьшающие налоговую базу в случаях, специально поименованных в Кодексе. Например, это «вычеты» с подарков физлицам в пределах 4 000 рублей в год (код 501), «вычет» с единовременной матпомощи при рождении (усыновлении) ребенка в сумме не более 50 000 рублей (код 508), расходы по операциям с ценными бумагами, не обращающимися на организованном рынке ценных бумаг, учитываемым на индивидуальном инвестиционном счете (код 226). В случае выплаты доходов, которые подлежат налогообложению лишь частично, нужно указать полную сумму начисленного дохода и одновременно сумму «вычета» (в пределах лимита), уменьшающего доход. А вот если сумма доходов, не облагаемых налогом по тому или иному основанию из ст. 217 НК РФ, не превысила установленного для этого основания лимита, такие доходы в справке можно вообще не отражать (см., например, письмо ФНС России от 19.01.2017 № БС-4-11/787@).
Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты отражаются в разделе 3 справки 2-НДФЛ (разделе 4 справки о доходах). Общая сумма стандартных, социальных и имущественных вычетов, сложенная с суммой «вычетов», указанных в приложении к справке 2-НДФЛ (разделе 3 справки о доходах), будет соответствовать показателю строки 030 расчета 6-НДФЛ по соответствующей ставке налога.
Коды вычетов, которые используются в разделе 3 справки 2-НДФЛ и в приложении к ней (разделах 3 и 4 справки о доходах), приведены в приложении № 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
В справке 2-НДФЛ отдельно указываются реквизиты уведомлений о праве на социальный и имущественный вычеты, а также уведомления о праве на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи. Если налогоплательщику было выдано несколько уведомлений, их реквизиты приводятся на отдельных страницах справки 2-НДФЛ, в которых большая часть полей не заполняется.
В заключение напомним, что подписывать справку 2-НДФЛ (справку о доходах) может не обязательно руководитель организации или лично ИП. Делает это уполномоченное лицо, которое представляет справку (п. 1.25 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ). От имени ИП справку может подписать уполномоченное лицо, действующее лишь на основании нотариально удостоверенной доверенности (п. 3 ст. 29 НК РФ).
Александр Лавров,
аттестованный аудитор