Как вести учет по корпоративной карте: 6 правил для бухгалтера
Нормативные документы и план счетов бухгалтерского учета не разъясняют, как учитывать деньги, потраченные с корпоративной карты. Из-за этого у бухгалтеров часто возникают трудности и даже ошибки в учете. В статье дадим рекомендации, как лучше организовать учет операций по такой карте.
Правило 1. Операции по дебетовой корпоративной карте учитывают на счете 71
Проводки, которыми отражаются операции по карте, зависят от ее типа: кредитная или дебетовая. Но в любом случае рекомендуем использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», открыв для него субсчета с разбивкой по тем работникам, кто использует корпоративные карты. Ведь в экономическом смысле деньги на карте — это подотчетные средства.
В бухгалтерском учете операции по карте будут выглядеть так:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Списаны со счета денежные средства при оплате корпоративной банковской картой товаров (работ, услуг) | 71 | 51 |
| Отражена оплата корпоративной банковской картой товаров (работ, услуг) | 60, 76 | 71 |
| Списаны со счета денежные средства при снятии наличных через банкомат | 71 | 51 |
| Остаток наличных средств, снятых со счета по карте, внесен на карту через банкомат | 51 | 71 |
Правило 2. Операции по кредитной корпоративной карте отражаются на счете 66
Проводку по счету 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» бухгалтер сделает после того, как с карты будут списаны деньги за счет кредитного лимита. Не имеет значения, будет это снятие наличных или оплата за товар по безналу. То есть кредит считается полученным только после того, как компания им воспользуется.
В учете бухгалтер сделает записи:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| На дату списания средств с карты за счет кредитного лимита | ||
| Работник оплатил покупку товаров, работ, услуг за счет кредитного лимита карты | 71 | 66, субсчет «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» |
| На дату ежемесячного начисления процентов за пользование кредитом | ||
| Начислены проценты по кредиту за один месяц | 91-2 | 66, субсчет «Расчеты по процентам краткосрочных кредитов» |
| Перечислена с расчетного счета организации сумма процентов по кредиту за один месяц | 66, субсчет «Расчеты по процентам краткосрочных кредитов» | 51 |
| На дату возврата банку суммы заемных средств | ||
| Погашена банку задолженность организации по краткосрочному кредиту | 66, субсчет «Расчеты по основным суммам краткосрочных кредитов» | 51 |
Правило 3. Работник должен отчитаться о деньгах, потраченных с карты
Для этого необходимо собрать подлинники документов, которые подтвердят расходы, и внести их в авансовый отчет. Такими документами могут быть квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки.
Бухгалтер может проверить, насколько правильно и полно работник заполнил этот документ, запросив в банке ежемесячный отчет по корпоративной карте.
В учете бухгалтер сделает проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Работник принес в бухгалтерию отчеты и приложил к ним подтверждающие документы | 71 | 57 |
| Из банка пришел ежемесячный отчет по карте работника | 57 | 55 |
Правило 4. Если работник не отчитался за потраченные с карты деньги, их можно удержать из его зарплаты
По распоряжению руководителя взыскать деньги из зарплаты работника можно в ситуациях:
- Если работник не представил документы, которые подтвердят расходы.
- Если сотрудник потратил деньги не по назначению.
Бухгалтер оформит проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Работник не представил в срок, установленный руководством организации, авансовый отчет с подтверждающими документами | 94 | 71 |
| Организация установила вину и сумму ущерба, причиненного работником | 73 | 94 |
| Деньги удержаны из зарплаты работника или внесены им наличными в кассу | 70, 50 | 73 |
Скорее всего, за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба не получится. Дело в том, что размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 % от суммы заработка (ст. 138 ТК РФ). Если же работник будет против того, чтобы из его зарплаты что-то удерживали, вернуть деньги можно будет только через суд.
Правило 5. Если работодатель решил не взыскивать с сотрудника деньги, по которым он не отчитался, на сумму задолженности необходимо начислить налоги
| Работодатель решил простить работнику долг | |
| На сумму долга нужно начислить страховые взносы и удержать с нее НДФЛ | письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@ |
| Начисленные страховые взносы можно учесть при налоге на прибыль | пп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 05.02.2018 № 03-03-06/1/6290, от 28.06.2017 № 03-03-06/1/40670 |
| Сумму долга, прощенного работнику, в расходы списать нельзя | письмо Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53125 |
| Работник вернул израсходованную сумму на карту | |
| Исчислять НДФЛ и страховые взносы с потраченной суммы не надо | письмо Минфина РФ от 01.02.2018 № 03-04-06/5808 |
Правило 6. Расходы на выпуск и обслуживание карт уменьшают облагаемую прибыль компании
За открытие и обслуживание карт банк берет комиссию. Эти суммы можно учесть как затраты на услуги банка в составе внереализационных расходов (пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Так же считают и судьи (постановления ФАС Московского округа от 24.02.2010 № КА-А40/450-10-1,2, ФАС Уральского округа от 29.10.2009 № Ф09-8382/09-С3). Подтвердят такие расходы договор с банком и выписка по счету.
В учете бухгалтер сделает запись:
Дебет 91 (субсчет «Прочие расходы») Кредит 51 — отражена комиссия за ведение и обслуживание счета по корпоративной карте.