Часть изменений в сфере электронной подписи перенесли с 1 января на 1 сентября 2023 года. Новые сроки коснутся электронных подписей юрлиц и ИП, подписей сотрудников, а также машиночитаемых доверенностей.
Правительство уже заявляло о переносе обязательного применения машиночитаемых доверенностей (МЧД) с 1 января 2023 года на 1 сентября 2023 года. Теперь Госдума утвердила новую дату и приняла Федеральный закон от 19.12.2022 № 536.
В статье мы говорим о квалифицированной электронной подписи. А также упрощаем некоторые термины. Например, получают не «электронную подпись», а «сертификат электронной подписи».
Что именно перенесли на 1 сентября 2023
Новые правила использования электронной подписи будут введены на девять месяцев позже — 1 сентября 2023 года. Это означает продление сроков сразу для трех нововведений.
Подпись руководителя, полученная не в ФНС, может действовать после 1 января 2023 года
До 31 декабря 2021 года директора юрлиц и ИП (указаны в ЕГРЮЛ или ЕГРИП) получали электронные подписи в Контуре или другом коммерческом аккредитованном УЦ. Ранее действие такой подписи могло принудительно закончится 1 января 2023 года.
Теперь руководители могут использовать такие подписи до конца срока их действия, но не дольше, чем до 1 сентября 2023 года. После чего директору или ИП понадобится получить новую подпись от УЦ ФНС (или Казначейства, или Центробанка — зависит от вида деятельности).
Например, 19 декабря 2021 года директор получил электронную подпись в Контуре. Ее срок действия — 15 месяцев, и, согласно последним поправкам, подпись не «сгорает» 1 января 2023 года. Значит, директор может использовать подпись весь оплаченный срок, до 19 марта 2023 года. После чего ему нужно будет перейти на электронную подпись ФНС.
Сотрудники обязаны применять МЧД и подпись физлица с 1 сентября 2023 года
Закон переносит дату изменений для сотрудников и уполномоченных лиц организаций (всех, кто представляет компанию, но не является руководителем из ЕГРЮЛ/ЕГРИП).
Сейчас эти лица подписывают документы любым из двух способов:
- по старым правилам — подписью юрлица, выданной на сотрудника (содержит данные организации и работника);
- по новым правилам — подписью физлица (не содержит данных об организации), дополняя её машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Оба способа можно использовать до 1 сентября 2023 года. После чего останется только один, новый способ — электронная подпись физлица и МЧД. Получить такую подпись сотрудники смогут также в коммерческих УЦ, например, в Контуре.
При оформлении подписи юрлица в Контуре, сотрудник также получит бесплатную подпись физлица. Это позволит подписывать документы и с МЧД, и без нее. Подробности
Отметим, что сейчас сотрудники работают по новым правилам только в некоторых ситуациях: например, налоговая отчетность, ЭДО с контрагентами. Это связано с тем, что не все порталы поддерживают работу с МЧД. Перенос срока на 1 сентября даст им возможность подготовиться.
Например, бухгалтер используют электронную подпись, когда сдает отчетность и участвует в тендерах. ФНС поддерживает работу с МЧД, поэтому для сдачи отчетности бухгалтер использует подпись физлица и МЧД, бумажную доверенность в инспекцию не несет. Торговая площадка обрабатывать МЧД еще не умеет, поэтому в закупках бухгалтер подписывает документы, как раньше — использует свою подпись юрлица.
Электронная подпись юрлица на сотрудника продолжит действовать до 1 сентября 2023 года
Продлили срок, в течение которого можно применять подписи юрлиц, выданные сотрудникам и уполномоченным лицам. Эти электронные подписи используются без МЧД.
До 1 сентября 2023 года подпись юрлица на сотрудника будет действительна. Также до 1 сентября такую подпись можно получить в коммерческом УЦ.
С 1 сентября 2023 года необходимо работать по-новому:
- Получить в Контуре или другом коммерческом УЦ подпись физлица.
- Оформить у руководителя машиночитаемую доверенность.
- Использовать подпись физлица и эту доверенность при сдаче отчетности, подписании актов, договоров с контрагентами и других документов.
Советы для руководителей и ИП
1. Уже получили электронную подпись ФНС (или Центробанка, или Казначейства)
Значит, вы готовы к работе по обновленному законодательству, используйте эту подпись и обновляйте ее. Теперь нужно помочь сотрудникам:
- обеспечить их подписями юрлиц. Подойдет, если сотрудники работают на порталах, которые еще не принимают МЧД (ЕГАИС, Росреестр, ФТС, Федресурс, ФГИС Зерно, ГИИС ДМДК, ЕИС и электронные торговые площадки и тд);
- либо обеспечить их подписями физлиц и выдать МЧД. Подойдет для порталов, которые принимают МЧД (ФНС, ФСС, системы ЭДО с контрагентами).
Закрыть оба варианта можно, если оформить сотруднику подпись юрлица в Контуре. В дополнение к ней мы бесплатно выдадим подпись физлица — чтобы сотрудник при любых изменениях мог воспользоваться актуальной электронной подписью. Подробности
2. Еще не получили подпись ФНС (или Центробанка, или Казначейства)
За 1–2 недели до того, как закончится срок действия вашей текущей подписи, оформите электронную подпись по новому законодательству. Обратитесь в ФНС или к ее доверенным лицам (подходит коммерческим ИП и организациям), либо в Казначейство (бюджетные учреждения), либо в Центробанк (финансовые компании и ИП).
После этого действуйте по советам из пункта 1 выше.
Советы для сотрудников и уполномоченных лиц
Сейчас госпорталы, системы ЭДО и отчетности только учатся работать с МЧД. Одни уже поддержали новую технологию, но оставили возможность работать без доверенностей. Другие пока не ввели МЧД и принимают от сотрудников те же подписи, что и раньше.
МЧД уже работает
Системы ниже принимают подпись физлица вместе с МЧД. А также продолжают принимать подпись юрлица на сотрудника без МЧД.
- Отчетность в ФНС и ФСС. На порталах ведомств или в системах отчетности, например, Контур.Экстерне.
- ЭДО с контрагентами через Контур.Диадок или другого оператора ЭДО.
МЧД пока не работает
В остальных системах работа с МЧД либо тестируется, либо пока никак не запущена. Для них подойдет только подпись юрлица на сотрудника, прикладывать МЧД нет необходимости.