Безналичные расчеты с подотчетными лицами: учет и налоговые последствия
Часто материальные ценности приобретают подотчетные лица организации. Выдать деньги в подотчет можно из кассы предприятия. А безопасно ли оплачивать товары и услуги с корпоративной карты или с личной карты сотрудника? Учет таких операций и их налоговые последствия рассмотрим в этой статье.
Расчеты с помощью корпоративной карты
Предприятие может открыть одну или несколько корпоративных карт. Карта выдается подотчетному лицу на основании заявления, в котором сотрудник просит выдать карту на приобретение материалов, оплату работу или услуг. Например, такую карту целесообразно открыть начальнику гаража, который самостоятельно закупает запчасти и оплачивает периодические ремонты автотранспорта.
Порядок использования карт лучше закрепить в приказе, в котором прописать и периодичность отчета сотрудника за потраченные деньги.
На карту деньги зачисляются на основании одобренного заявления работника или приказа руководителя организации.
В бухгалтерском учете средства в подотчет ставятся только в момент снятия денег с карты или оплаты товаров (услуг). Отследить операции оплаты или обналичивания денег можно с помощью банковской выписки.
Так как карточка — это платежное средство, ее можно учитывать в составе денежных документов на счете 50-3:
Дебет 71 Кредит 50-3 — корпоративная карта выдана в подотчет сотруднику.
При увольнении работника, смене должностных обязанностей, в случаях, когда необходимость использовать карту исчезает, нужно сделать проводку:
Дебет 50-3 Кредит 71 — карта возвращена работником в кассу предприятия.
Операции по карте учитываются на счете 55, субсчет «Специальный карточный счет»:
Дебет 71 Кредит 55 — списаны деньги с карты для оплаты услуг (товаров) подотчетным лицом;
Дебет 10 Кредит 71 — на основании авансового отчета оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом.
Расчеты с помощью личной карты сотрудника
Если сотрудник не против, можно переводить подотчетные деньги на его личную карточку. Чтобы не нарушить закон, нужно выполнить ряд условий:
- закрепить возможность перечисления подотчетных сумм на личную карту сотрудника в учетной политике;
- взять с сотрудника заявление о перечислении подотчетной суммы на карту с указанием банковских реквизитов;
- в платежном поручении в назначении платежа указать цель перевода. Например, «в подотчет Иванову А.А. на приобретение хозтоваров».
Подотчетное лицо обязательно должно отчитаться о произведенных расходах. К авансовому отчету кроме кассовых и товарных чеков нужно приложить чек банкомата или квитанцию с терминала оплаты, в которых указана фамилия держателя карты (письмо Минфина РФ от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106).
Никаких налоговых последствий для организации в случае расчетов подотчетным лицом личной картой не грозит. Такую позицию поддерживает Минфин РФ в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288, а также Федеральное казначейство (письмо от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554).
Если подотчетное лицо совершает покупки в выходные дни, придется доказать обоснованность этих трат (п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, водитель накануне понедельника может заправить служебный автомобиль. Свои доводы он должен изложить в служебной записке. Если приложить чеки с АЗС без других оправдательных документов, налоговики могут убрать эти суммы из расходов предприятия.
Расчеты подотчетного лица с помощью карт третьих лиц
Может сложиться ситуация, когда подотчетное лицо воспользовалось для оплаты какой-либо операции банковской картой другого человека (например, родственника или коллеги). Если такая необходимость обоснована и держатель карты подтвердит оплату письменным согласием, налоговых последствий не наступит (письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).
Если сотрудник произведет оплату с помощью карты мужа или жены, письменное согласие не требуется (письмо Минфина РФ от 13.12.11 № 03-03-07/60). Однако операцию лучше подтвердить копией свидетельства о заключении брака.
Вы можете посмотреть другие практические примеры с использованием платежных карт.
Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е.А.